Version 2026-08-31-v1 · Dernière mise à jour : 31 août 2026.
Best Imaging Web est une entreprise individuelle exploitée par Thibaud Chevalier, BCE 0527.965.159, TVA BE 0527.965.159, 28 rue Estelle Chaudron, 6110 Montigny-le-Tilleul, Belgique.
Champ d'application. Cet accord s'applique uniquement lorsqu'un contrat, un bon de commande ou une annexe de mission identifie le client comme responsable du traitement et Best Imaging Web comme sous-traitant. Pour les comptes, paiements, sécurité, support, mesure d'audience et obligations propres d'Audit by BIW, Best Imaging Web reste responsable du traitement selon la politique de confidentialité.
1. Objet, durée, nature et finalités
Best Imaging Web traite les données seulement pour fournir les analyses, rapports, exports ou prestations décrits dans l'annexe de mission, pendant la durée convenue et selon les instructions documentées du client, sauf obligation légale contraire. L'annexe détermine les opérations, catégories de personnes, catégories de données, finalités, outils, lieux, sous-traitants, durées et modalités de restitution ou suppression.
2. Instructions et responsabilités du client
Le client garantit la licéité de ses instructions, la base juridique de la collecte, l'information des personnes et la minimisation des données. Il ne transmet pas de secrets, catégories particulières ou données pénales sans nécessité documentée, mesures adaptées et accord écrit. Les instructions sont conservées dans le contrat, l'annexe, le ticket ou l'échange professionnel traçable. Best Imaging Web informe le client si une instruction lui paraît contraire au RGPD ou au droit applicable et peut suspendre son exécution pendant la clarification.
3. Obligations de Best Imaging Web
- traiter les données uniquement sur instruction documentée et pour la mission convenue ;
- soumettre les personnes autorisées à une obligation de confidentialité et limiter leurs accès au besoin d'en connaître ;
- aider raisonnablement le client à répondre aux demandes de droits, analyses d'impact, consultations d'autorité et obligations de sécurité ;
- notifier au client, sans retard injustifié après en avoir connaissance, une violation concernant les données sous-traitées, avec les informations disponibles utiles à son analyse ;
- tenir les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord.
4. Mesures de sécurité
Les mesures applicables comprennent, selon la mission : HTTPS, sessions serveur, séparation logique des comptes et rapports, contrôle des accès administrateur, protections CSRF et origine, validation des entrées, limitation des requêtes, journalisation ciblée, secrets hors racine publique, mises à jour de sécurité, sauvegardes protégées et restriction des données transmises aux API. Le client reste responsable de la sécurité de ses accès, de ses exports et de ses propres systèmes. Les mesures peuvent évoluer sans réduire substantiellement le niveau de protection convenu.
5. Sous-traitants ultérieurs et transferts
Le client accorde une autorisation générale pour les prestataires pertinents publiés dans le registre des sous-traitants et précisés dans l'annexe de mission. Best Imaging Web impose des obligations de protection équivalentes, reste responsable de leur exécution dans les limites légales et informe le client d'un changement lorsque le contrat ou la loi l'exige. Le client peut formuler une objection motivée liée à la protection des données ; les parties recherchent une solution raisonnable. Tout transfert hors EEE repose sur le mécanisme applicable à l'entité et au service réellement utilisés.
6. Droits, audits et coopération
Best Imaging Web transmet au client les demandes reçues qui relèvent de ses instructions et fournit une assistance proportionnée aux informations disponibles. Une fois par an au maximum, sauf incident ou exigence d'une autorité, le client peut demander les documents raisonnablement nécessaires à un audit. Un audit sur place exige un préavis raisonnable, respecte la confidentialité, la sécurité et les droits des autres clients, et ne perturbe pas le service. Les coûts supplémentaires justifiés peuvent être convenus à l'avance.
7. Fin, réversibilité et sauvegardes
À la fin de la mission, le client choisit, dans la mesure techniquement disponible, la restitution ou la suppression des données actives sous-traitées, sauf conservation imposée par la loi ou nécessaire à la défense de droits. Les formats et délais de réversibilité sont précisés dans l'annexe. Une copie peut subsister dans les sauvegardes protégées jusqu'à leur rotation normale ; elle n'est pas remise en production pour un usage ordinaire. Aucun délai chiffré de purge des sauvegardes n'est garanti sans vérification de l'infrastructure concernée. Les données de compte, paiement ou preuve relevant des finalités propres de Best Imaging Web ne sont pas supprimées au titre de cette seule clause.
8. Annexe de mission à compléter
- identité et coordonnées du client responsable ;
- service, finalités, opérations et durée ;
- catégories de personnes et de données, dont toute donnée sensible expressément autorisée ;
- instructions initiales et canal des instructions ultérieures ;
- outils, lieux de traitement, sous-traitants et mécanismes de transfert retenus ;
- mesures de sécurité complémentaires, délais de conservation, format d'export et choix de fin de mission ;
- contacts sécurité/RGPD, date d'effet et signatures ou preuve d'acceptation.
9. Contact et ordre de priorité
Pour compléter une annexe, contactez tc@biw.agency. En cas de contradiction sur le traitement confié, l'annexe de mission signée prévaut sur cet accord-cadre, puis le contrat principal. Toute modification substantielle est versionnée et communiquée selon le contrat.